الإدارة العامة للتخطيط والجودة والمعلومات

كتب بواسطة: tassabeh

 








مهام واختصاصات الإدارة:

  • الإشراف علي تأهيل الشركة لتطبيق أنظمة الجودة والتميز وحث الشركات العاملة في مجال التعدين لتبني أنظمة الجودة.
  • متابعة سياسات الشركة المجازة وتحليلها وبيان أوجه سلامتها أو قصورها واقتراح السياسات البديلة عند الاقتضاء.

    .الإشراف على إعداد الخطة الاستراتجية والخطة متوسطة المدى والخطط التشغلية العامة للشركة ومن ثم استعراضها ومناقشتها وبلورتها بالتعاون مع الإدارات الأخرى بالشركة.
  • الإشراف على مراجعة واعتماد الوثائق الداخلية والخارجية واللوائح والقوانين المنظمة للعمل بالشركة وإتاحتها للعامليين.
  • الإشراف على تنفيذ المراجعات الداخلية المخططة والإشراف على المراجعات المحايدة والخارجية والاستفاده منها في عملية التحسين المستمر.
  • الإشراف على مراجعة واعتماد البناء الإداري والتنظيمي للشركة (الهياكل التنظيمية –الهياكل الوظيفية – الوصوف الوظيفية ).
  • الإشراف على توفير المعلومات والبيانات والإحصائيات المساعدة فى وضع السياسات واتخاذ القرارات السليمة وتسهيل مهمة الدارسين والباحثين.
  • الإشراف على إعداد تقاريرالأداء الشهرية والفصلية والسنوية بالشركة ومتابعة تنفيذ خطة الشركة وتحليلها وتحديد نقاط القوى وفرص التحسين.
  • الإشراف على تنفيذ اجتماع مراجعة الإدارة بصورة دورية ومتابعة قرارات ومخرجات الاجتماع والعمل على تنفيذها.
  • الإشراف على توفير أنظمة أمن متطورة للحفاظ على سرية المعلومات وضمان عدم اختراق الأنظمة الإلكترونية وشبكة معلومات الشركة وحفظ معلومات الشركة وتصنيفها وتحليلها وتنظيم تداولها.
  • الإشراف على الأنشطة المتعلقة بزيادة الإنتاج وإيجاد آليات تساهم بفاعلية فى تشجيع الشركات على الاستثمار فى المجال والإشراف على إعداد المؤتمرات وورش العمل والسمنارات العلمية والتوثيق لمسيرة الشركة بالتنسيق مع الإدارات المختصة.

مهام واختصاصات وهياكل الإدارات الفرعية:

  1. مهام إدارة التخطيط :
  • إعداد الخطط الاستراتجية والخطة متوسطة المدى ومراجعة الخطط التشغيلية للشركة وإعداد الدراسات والبحوث التطويرية، وإعداد التقارير الدورية وإجراء التحاليل الإحصائية لتقييم الأداء بالشركة .
  • إعداد الخطط الاستراتجية والخطط متوسطة المدى ومراجعة الخطط التشغلية العامة للشركة ومن ثم استعراضها ومناقشتها وبلورتها بالتعاون مع الإدارات الأخرى بالشركة.
  • الإشراف على إعداد تقاريرالأداء الشهرية والفصلية والسنوية بالشركة ومتابعة تنفيذ خطط الشركة وتحليلها وتحديد نقاط القوى وفرص التحسين.
  • الإشراف على وضع أولويات الدراسات والبحوث بالتنسيق مع الإدارات الأخرى ومتابعة إعدادها وتنفيذ مخرجاتها.
  • توفير المعلومات والبيانات والإحصائيات المساعدة فى وضع السياسات واتخاذ القرارات السليمة وتسهيل مهمة الدارسين والباحثين.
  • الإشراف على جمع المعلومات والإحصاءات المتعلقة بعمل الشركة ودراستها وتحليلها و إعداد النشرات والبيانات الإحصائية الشاملة والتفصيلية.
  • الإشراف على تحديد متطلبات برنامج أرشفة إلكترونية، وتشغيله والعمل على تحسين مخرجاته باستمرار.
  • توفير قاعدة بيانات معرفية جيلوجية وتعدينية تحوي ملفات وتقارير وخرط نظم المعلومات الجغرافية.
  • الأقسام الداخلية في إدارة التخطيط .
  • مهام قسم الإحصاء والأرشيف:
  • جمع المعلومات والإحصاءات المتعلقة بعمل الشركة ودراستها وتحليلها
  • تنفيذ مشروع الأحصاء التعديني الأول الشامل.
  • الإشراف على تصميم قواعد بيانات لكافة الشركات العاملة فى مجال التعدين
  • تحديد متطلبات برنامج الأرشفة الإكترونية.
  • الإشراف على أرشفة مستندات الشركة بصورة تمكن من استرجاع المعلومة بالسرعة والدقة المطلوبة.
  • إعداد النشرات والبيانات الإحصائية الشاملة والتفصيلية.
  • تحليل البيانات الإحصائية وتقديم المعلومات الصحيحة لمتخذي القرار.
  • الإشراف على تدريب فرق التحسين وفرق الأرشفه بالإدارات على الأساليب الإحصائية للتحسين.
  • الإشراف على تحليل تقارير الأداء بالإدارات العامة.
  • إعداد الاستبيانات الإحصائية.
  • قسم الخطط والتقارير.
  • إعداد استمارات الخطة الاستراتجية والخطة متوسطة المدى والخطط التشغيلية للإدارات العامة والعمل على تحسينها.
  • استلام الخطط التشغيلية من الإدارات العامة وتنسيقها وتجميعها.
  • إعداد استمارات تقارير الأداء للإدارات العامة والإدارات الفرعية والأقسام وتحسينها
  • استلام تقارير الأداء الشهرية من الإدارات العامة وتجميعها وتنسيقها.
  • إعداد تقرير الأداء الشهري للشركة وتحليله وإظهار الانحرافات إن وجدت.
  • استلام تقارير الأداء الفصلية من الإدارات العامة وتجمعها وتنسيقها.
  • إعداد تقارير الأداء الفصلية للشركة وتحليلها وإظهار الانحرافات إن وجدت.
  • متابعة الخطط التشغيلية للإدارات العامة والإدارات الفرعية والأقسام وتحديد مستوى التطبيق.
  • متابعة الخطط التشغيلية للإدارات العامة والإدارات الفرعية والأقسام وتحديد مستوى التطبيق.
  • المشاركة في إعداد الموازنة العامة للإدارة العامة للتخطيط والجودة والمعلومات.
  • الإشراف على متابعة ورصد أسعار المعادن بالأسواق والبورصات العالمية عن طريق قسم الدراسات والبحوث.
  • وضع أولويات الدراسات والبحوث بالتنسيق مع الإدارات الأخرى ومتابعة إعدادها وتنفيذ مخرجاتها.
  • إعداد الدراسات والبحوث التطويرية المتعلقة بمجالات التعدين مثل الاستكشاف، استخراج المعادن، معالجة الخامات، الرقابة، التحصيل، البيئة والسلامة وغيرها.
  • العمل على تشجيع الاستثمارات التعدينية من خلال إعداد خرائط تعدينية تحتوى على معلومات تفصيلية.
  • إعداد وسائل ترويجية لجميع الخامات المعدنية.
  • الإشراف على الأنشطة المتعلقة بزيادة الإنتاج مع الإدارات ذات الصلة.
  • الإشراف على إعداد المؤتمرات وورش العمل والسمنارات العلمية والتوثيق لمسيرة الشركة بالتنسيق مع الإدارات المختصة.
  • متابعة ورصد أسعار المعادن بالأسواق والبورصات العالمية.
  1. إدارة الجـودة والتطويـر:

تضطلع إدارة الجودة والتطوير بمسؤولية بناء نظام إدارة الجودة وفق المعايير القياسية بكفاءة وفاعلية وتشغيلة، كما تعمل الإدارة على صيانة وتطويرونشر ثقافة الجودة في جميع أرجاء الشركة السودانية للموارد المعدنية.

مهام إدارة الجودة والتطوير :

  • توثيق البناء الإداري للشركة ومراجعته واعتماده (الهياكل التنظيمية، الهياكل الوظيفية، الأوصاف الوظيفية ).
  • تحديد مهام واختصاصات الإدارات العامة وإلادارات والأقسام المختلفة.
  • إعداد الرسائل الوظيفية لكل الإدارات العامة والإدارات الفرعية.
  • توثيق العمليات وتحديد تسلسل خطوات العمل عبر الإجراءات وتعليمات العمل لكل الإدارات والأقسام بالشركة.
  • الإشراف على إعداد موشرات قياس الأداء للأهداف التشغيلية والإجراءات وتعليمات العمل.
  • مراجعة واعتماد الوثائق الداخلية واللوائح والقوانين المنظمة للعمل بالشركة وإتاحتها للعاملين.
  • مراجعة واعتماد الوثائق خارجية المصدر، والإشراف على توفيرها للمستخدمين.
  • الإشراف على تنفيذ المراجعات الداخلية المخططة والإشراف على المراجعات المحايدة والخارجية.
  • تحليل مخرجات المراجعة والعمل على مساعدة الإدارات والأقسام فى قفل حالات عدم المطابقة وتبني مقترحات فرص التحسين.
  • نشر ثقافة نظام إدارة الجودة لكل العاملين من خلال قيام ورش العمل والسمنارات عن النظام وأيام الجودة بالإدارات المختلفة.
  • تنفيذ اجتماع مراجعة للإدارة بصورة دورية ومتابعة قرارات ومخرجات الاجتماع والعمل على تنفيذها.
  • تنفيذ ورش فنية للمراجعين ومسؤلي الوثائق ومالكي العمليات لزيادة فاعلية النظام بالشركة.
  • العمل على تطوير وتحسين الأداء للشركة من خلال تحليل تقارير الأداء ومخرجات المراجعات واجتماع مراجعة الإدارة.
  • تشجيع العاملين على تبني المبادرات والابتكارات المتعلقة بنظام إدارة الجودة والعمل على تطبيقها.
  • الإشراف على تحليل استبيان قياس الزبائن والاستفادة من فرص التحسين ومعالجة المخاطر ومتابعة تقفيل الشكاوي.
  • الإشراف على بناء وتشغيل نظم المعلومات الجغرافية بالشركة بكفاءة وفاعلية وتوفير قاعدة بيانات مكانية لمتخذي القرار.


 أقسام إدارة الجودة والتطوير :

  • قسم التطوير:

مهام واختصاصات قسم التطوير:

  • عمل دراسة لتحديد متطلبات نظم المعلومات الجغرافية بالشركة بالتعاون مع الإدارات ذات الصلة.
  • ترشيح جهة استشارية بالتنسيق مع الإدارة العليا للإشراف على بناء النظام وتشغيله بالشركة.
  • الإشراف على توفير المعلومات المطلوبة لخريطة الأساس (Base map)وتصميم ومراجعة الطبقات (layers) المطلوبة والتأكد من إنزال جميع البيانات المدخلة (feature)
  • تصميم قواعد وقوانىن لاكتشاف أخطاء الرسم والتدقيق على البيانات المدخلة بواسطة المستخدمين (gis topology)
  • الإشراف على تصميم تطبيقات وتحليل البيانات المكانية وتوفير الدعم الفني وإتاحة المعلومات لجميع الإدارات والأقسام لدعم اتخاذ القرار الصحيح.
  • الإشراف على توفير قاعدة بيانات مكانية جيلوجية وتعدينية تفصيلية تحوي بيانات جميع الشركات وبيانات التعدين التقليدي.
  • تصميم أو إعداد الرسوم التمثيليّة وفق بيانات نظم المعلومات الجغرافيّة، وذلك باستخدام الأجهزة أو البرامج الخاصّة في هذا المجال.
  • تحليل البيانات لتحديد العلاقات المكانيّة أو لعرض نتائج التحليلات، وذلك باستخدام الخرائط والرسوم والجداول البيانيّة.
  • الحفاظ على قواعد البيانات القائمة لنظم المعلومات الجغرافيّة (GIS) أو تعديلها.
  • إدخال البيانات إلى قواعدها الموجودة في نظم المعلومات الجغرافيّة (GIS)، وذلك باستخدام تقنيّات مختلفة.
  • مراجعة البيانات الموجودة أو الواردة للتحقّق من حداثتها، دقّتها، فائدتها، جودتها وتكاملها.
  • تقديم بناء، نماذج، أو تحليل البيانات الجغرافيّة المكانيّة، وذلك باستخدام التحليل المكاني المتقدّم، معالجة البيانات أو برامج رسم الخرائط.
  • تصميم أو تنسيق التطوير والتحديث المتكامل لقواعد بيانات نظم المعلومات الجغرافيّة (GIS) سواء المكانيّة أو غير المكانيّة منها.
  • تحديد العناصر اللازمة لرسم الخرائط وعرض المعلومات بفعَاليّة.
  • تقديم الدعم الفني للمستخدمين أو العملاء فيما يتعلّق بصيانة القواعد البيانيّة، والمعدات، وتطبيقات نظم المعلومات الجغرافية (GIS)، وتطويرها وتشغيلها
  • تحديد الاحتياجات التدريبية للفئات المستهدفة والمستخدمين والمتطورين للنظام و الإشراف على تدريبهم ورفع كفاءتهم.

 

  • قسم الجودة

يعمل قسم الجـودة على تنفيذ المهام التالية:

  • مراجعة الخطة الاستراتجية للشركة والخطة قصيرة المدى والخطط التشغيلية وربطها مع بعظها ووضع مؤشرات القياس لها.
  • مراجعة الرؤية المستقبلية والرسالة الوظيفية والقيم ونشرها في جميع أرجاء الشركة.
  • المساعدة على إعداد سياسة الجودة ونشرها وتثقيف العاملين عليها والتأكد من فهمها.
  • مراجعة الأهداف وخطط تنفيذها لدي جميع الإدارات العامة والإدارات الفرعية والأقسام والتأكد من قابليتها للقياس.
  • تحديد وتوثيق مهام واختصاصات الإدارات العامة والإدارات الفرعية والأقسام، وإعداد الرسائل الوظيفية للإدارات العامة والإدارات الفرعية.
  • مراجعة الهياكل التنظيمية والوظيفية للإدارات العامة والإدارات الفرعية والأقسام.
  • إعداد الأوصاف الوظيفية وتحديد المسؤليات والسلطات الممنوحة لجميع العاملين بالشركة.
  • الإشراف على إعداد دراسات العمل المتعلقة بتطوير الأداء الإدارى وعمل مقارنات معيارية للنظام مع جهات اعتبارية داخلية وخارجية.
  • دراسة الأهداف التشغيلية والعمليات والتأكد من مقدرتها وفاعليتها والعمل على تحسينها وتطويرها والتأكد من فاعلية مؤشرات قياس الأداء (KPI) وتطويرها.
  • تحديد العمليات الحرجة للشركة وتوثيقها وربطها مع بعضها البعض وتحديد تفاعلاتها وتداخلاتها ووضع المعايير للتأكد من فاعلية التشغيل عند تحليلها.
  • مساعدة الإدارات والأقسام في إعداد عمليتها ووضع تسلسل الإجراءات ورسم خرائط التدفق وتحديد موشرات قياس الأداء لهذه العمليات ومن ثم توثيقها.
  • إعداد منهجية واضحة وسهلة الاستخدام لضبط الوثائق الداخلية والخارجية.
  • عمل تشغيل تجريبي لعمليات النظام والتأكد من فاعليتها وكفاءتها وإجراء التعديلات اللازمة عند الاقتضاء.
  • الإشراف على حوسبة نظام إدارة الجودة والتزام جميع الوثائق والمستندات بنظام الجودة.
  • إعداد الملفات واللوحات الإرشادية للنظام لجميع الإدارات العامة والإدارات الفرعية والأقسام.
  • إقامة ورش عمل للإدارة العليا ومديري الإدارات والأقسام عن المفاهيم الأساسية للنظام.
  • إقامة محاضرات تثقيفية عن المفاهيم الأساسية للنظام والمواصفات القياسية لكل العاملين.
  • إعداد الاحتياجات التدريبية المتخصصة والمتعلقة بنظام إدارة الجودة والإشراف على تنفيذها.
  • الإشراف على مالكي العمليات والعمل على تدريبهم ومساعدتهم لتطوير العمليات وتحسينها باستمرار.
  • الإشراف على فرق التحسين بالإدارات وتدريبهم على أدوات التحسين والتأكد من فاعلية الفرق.
  • إعداد التقارير الدورية والآنية وتحليل الأداء لسير العمل في القسم.
  1. إدارة تقنية المعلومات:

تعمل إدارة تقنية المعلومات على توفير و تفعيل و تطوير الأنظمة و البرامج التي تتيح لأصحاب المصلحة أداء مهامهم بطريقة سهلة وسريعة وموثوقة واّمنة من خلال بنية تحتية تقنية ملائمة وإتاحتها وتطويرها لتواكب متطلبات العمل .

مهام واختصاصات إدارة تقنية المعلومات:

  • وضع سياسات وموجهات العمل التقني بالشركة واختبار البرامج المطورة والإشراف على عمليات الشراء و التعاقد للأجهزة و البرامج بالتنسيق مع لجنة المشتريات.
  • تقديم الحلول التقنية بما يتناسب مع متطلبات العمل وإجراء التعديلات المناسبة لتحسين أداء البرامج في كل إدارات الشركة.
  • وضع أنظمة أمن متطورة للحفاظ على سرية المعلومات وضمان عدم اختراق الأنظمة الإلكترونية وشبكة معلومات الشركة وحفظ معلومات الشركة وتصنيفها وتحليلها وتنظيم تداولها.
  • الإشراف على بناء وتوفير قاعدة بيانات موحدة لدعم أنشطة الأنظمة التقنية وتشغيلها وصيانتها وقياس معدل الأداء والعمل على تحسينها، ووضع خطط التدريب للجهات المستفيدة من استخدام الأنظمة.
  • الإشراف على متابعة شبكة الاتصال والعمل على تنفيذ أعمال الصيانة الدورية والطارئة وصيانة النظم التقنية والتطبيقات والعمل على تطويرها بالشركة.
  • الإشراف على حركة البريد الإلكتروني الداخلي والخارجي وربط العاملين بالشركة مع بعضهم من خلال خدمة البريد الإلكتروني التي يوفرها النظام.
  • تحديد الاحتاجات التدريبية للعاملين بالإدارة و تطوير قدراتهم الفنية و الإدارية والإشراف الإداري و الفني على الأقسام و تقديم التقارير الدورية والآنية عن سير العمل داخل الإدارة.
  • قسم البرامج والنظم



يقوم قسم البرامج بتنفيد المهام التاليه

  • قسم البرامج والنظم :


يقوم قسم البرامج بتنفيد المهام التاليه

  • التنسيق مع الإدارات والأقسام بالشركة وعمل تحليل للإجراءات ورسم خرائط التدفق وتحديد المتطلبات اللازمة وقياسات معدلات الأداء ووضع المواصفات المطلوبة وترشيح الأنظمة والبرامج المناسبة.
  • تشغيل الأنظمة والبرامج التقنية والعمل على تحسينها وتطويرها وتصميم تطبيقات سهلة الاستخدام وتقديم الدعم الفني للمشغلين والمستخدمين.
  • القيام بعمليات التوثيق للأنظمة والبرامج والتطبيقات و إصدار ادله الاستخدام لها وتدريب المستخدمين عليها.
  • تنفيذ أعمال الصيانة الدورية والطارئة للنظم والبرامج والتطبيقات والعمل على تطويرها بالشركة.
  • قياس رضا المستخدمين والاستجابة للشكاوى والمقترحات المقدمة وتحليلها وتحديد نقاط القوى وفرص التحسين.
  • وضع سياسة الصلاحيات للمستخدمين والمجموعات وتطبيقها على الأنظمة والبرامج والتطبيقات ونشرها داخل الشركة.
  • تطبيق سياسات أمن المعلومات على مراحل تطوير وتشغيل الأنظمة والبرامج والتطبيقات وضمان عدم اختراقها.
  • عمل النسخ الاحتياطي للأنظمة وقواعد البيانات وحفظها والقيام بعمليات التنصت والصيانة والتحسين المستمر على قواعد البيانات.
  • إعداد التقارير الدورية والآنية وتحليل الأداء لسير العمل في القسم.

 

  • قسم الدعم الفني والشبكات:

يقوم قسم الدعم الفني والشبكات بتنفيذ المهام التالية:

  • تحديد المواصفات المطلوبة وسعة شبكات الاتصال الخاصة بالشركة وتركيبها وتشغيلها والعمل على تطوير البنية التقنية .
  • تحديد مواصفات وتهيئة وتركيب وتشغيل غرفة المخدمات الرئيسية بالشركة.
  • تنصيب ومتابعة عمل أنظمة التشغيل بغرفة المخدمات الرئيسية بالشركة.
  • تركيب ومتابعة أنظمة الأمن والحماية المتطورة للحفاظ على سرية المعلومات وضمان عدم اختراق الأنظمة التقنية وشبكة المعلومات والمخدمات بالشركة.
  • ربط أجهزة المستخدمين بشبكة الشركة وضمان اتصالها وتشغيلها حسب المعايير الفنية.
  • تنصيب أنظمة التشغيل ونظم الحماية الخاصة بالأجهزة الطرفية.
  • توصيل وتشغيل الملحقات الإلكترونية على الأجهزة الطرفية.
  • تنفيذ أعمال الصيانة الدورية والطارئة للشبكة والعمل على توفير شبكة احتياطية.
  • قياس رضا المستخدمين والاستجابة للشكاوى والمقترحات المقدمة وتحليلها وتقديم الدعم الفني المطلوب.
  • إعداد التقارير الدورية والآنية وتحليل الأداء لسير العمل في القسم

 

1          

 

 

المجموعة: /